1. Contexte
Dans le cadre de son mandat, l’Association des municipalités bilingues du Manitoba (AMBM) organise, depuis plusieurs années, des événements et met en œuvre des initiatives visant à favoriser la collaboration intergouvernementale et à soutenir l’amélioration continue des services municipaux.
Dans le cadre de ses activités, l’AMBM collecte, utilise et conserve des renseignements personnels concernant ses membres, les participants à ses activités, ses employés, ses partenaires et autres parties prenantes, notamment à des fins de communication, d’inscription, de gestion administrative et de reddition de comptes.
Reconnaissant l’importance fondamentale de la protection des renseignements personnels et du maintien d’un climat de confiance avec les personnes et les organisations avec lesquelles elle interagit, l’AMBM adopte la présente politique afin d’encadrer la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels, conformément aux exigences légales applicables et aux pratiques reconnues en matière de protection de la vie privée.
2. Objet et objectifs
La présente politique vise à :
- assurer une protection adéquate des renseignements personnels;
- favoriser la conformité aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels;
- établir un cadre clair régissant les pratiques internes de l’AMBM en matière de gestion de l’information; et
- maintenir la confiance des personnes et des organisations avec lesquelles l’AMBM interagit.
3. Énoncé de politique
L’AMBM s’engage à assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels de ses membres, administrateurs, employés, partenaires corporatifs et autres intervenants. L’AMBM reconnaît que la confiance du public et de ses partenaires repose sur la transparence, la responsabilisation et la rigueur dans la gestion des renseignements personnels qui lui sont confiés.
Dans l’exécution de ses programmes, initiatives et activités, l’AMBM est appelée à recueillir et à utiliser des renseignements personnels. Toute personne dont les renseignements personnels sont recueillis par l’AMBM peut s’attendre à ce que ceux-ci soient protégés de manière appropriée et que toute utilisation, communication ou autre traitement de ces renseignements soit effectué avec son consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige. Les pratiques de l’AMBM en matière de protection des renseignements personnels visent à donner effet à cet engagement.
4. Définition des renseignements personnels
Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels désignent tout renseignement concernant une personne identifiable, à l’exclusion des coordonnées professionnelles utilisées uniquement dans le cadre des fonctions ou activités professionnelles d’une personne.
Dans certaines circonstances limitées, lorsque des coordonnées résidentielles sont utilisées à des fins professionnelles ou opérationnelles, celles-ci peuvent être considérées comme des coordonnées professionnelles; toutefois, elles continueront d’être protégées selon leur niveau de sensibilité.
5. Pratiques de gestion des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par l’AMBM sont traités de façon confidentielle. L’accès à ces renseignements est limité aux employés de l’AMBM lorsque cet accès est nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis.
L’AMBM a mis en place des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques et s’engage à les examiner et à les améliorer périodiquement afin de prévenir tout accès, communication ou partage non autorisé, au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre les fins déterminées. Des mesures sont également prises afin d’assurer l’exactitude et l’intégrité des renseignements personnels.
L’AMBM recueille, utilise et communique des renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances. Lorsque cela est pertinent, les personnes concernées se voient offrir la possibilité de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à des fins secondaires non essentielles à la finalité initiale de la collecte.
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément aux exigences de la loi applicable.
6. Communication à des tiers
Sous réserve du consentement des personnes concernées, l’AMBM peut communiquer certaines coordonnées professionnelles de ses membres à des partenaires approuvés, lorsque cette communication est compatible avec le mandat de l’AMBM. De telles communications sont régies par des ententes écrites qui limitent strictement l’utilisation des renseignements aux fins autorisées. Les renseignements communiqués se limitent au nom, au titre, à l’adresse d’affaires et aux numéros de téléphone et de télécopieur d’affaires.
L’AMBM peut également retenir les services de fournisseurs externes afin d’assurer certaines fonctions administratives ou opérationnelles nécessitant l’accès à des renseignements personnels, notamment pour la gestion de la paie et des avantages sociaux, le traitement des paiements par carte de crédit et la vérification externe. Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de préserver la confidentialité des renseignements et de les utiliser exclusivement aux fins de la prestation des services convenus.
L’AMBM peut communiquer des renseignements personnels lorsqu’une telle communication est requise ou autorisée par la loi, notamment en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ou lorsque nécessaire afin de protéger les droits ou les biens de l’AMBM.
7. Exactitude et mise à jour des renseignements personnels
L’AMBM déploie des efforts raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels dont elle a la garde sont exacts, complets et à jour. Des renseignements exacts permettent à l’AMBM de fournir des services efficaces à ses membres, administrateurs, employés, partenaires et autres intervenants.
Les demandes de mise à jour ou de correction des renseignements personnels, incluant les changements d’adresse ou de nom légal, de même que toute question ou préoccupation relative à la protection de la vie privée, peuvent être adressées à :
Association des municipalités bilingues du Manitoba
614, rue Des Meurons
Winnipeg (Manitoba)
R2H 2P9
Courriel : [email protected]
8. Modalités d’application et principes de protection
Principe 1 – Responsabilité
L’AMBM est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Le chef de la direction agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels et veille à la conformité de l’organisation à la présente politique. Tous les employés de l’AMBM partagent la responsabilité de protéger les renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions.
Principe 2 – Détermination des finalités
Les finalités de la collecte des renseignements personnels sont déterminées au plus tard au moment de leur collecte.
Principe 3 – Consentement
L’AMBM obtient le consentement éclairé des personnes concernées à l’égard de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de leurs renseignements personnels, sauf lorsque le consentement n’est pas requis pour des raisons légales ou de sécurité.
Principe 4 – Limitation de la collecte
La collecte des renseignements personnels est limitée à ce qui est nécessaire pour atteindre les finalités déterminées et s’effectue de manière licite et équitable.
Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, communiqués ou conservés à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi le permet ou l’exige.
Principe 6 – Exactitude
Les renseignements personnels sont maintenus avec le degré d’exactitude, d’intégralité et d’actualité requis pour les fins auxquelles ils sont destinés.
Principe 7 – Mesures de protection
Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées correspondant à leur niveau de sensibilité. En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, l’AMBM prendra des mesures raisonnables pour en réduire les risques et avisera les personnes concernées lorsque la loi l’exige.
Principe 8 – Transparence
L’AMBM met à la disposition des personnes concernées des renseignements clairs concernant ses pratiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
Sur demande, toute personne a le droit d’être informée de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et d’y avoir accès. Elle peut demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets, le cas échéant.
Principe 10 – Plaintes et demandes de renseignements
Toute plainte ou demande de renseignements concernant l’application de la présente politique peut être adressée au chef de la direction à l’adresse [email protected].
Des renseignements supplémentaires au sujet de la protection des renseignements personnels sont disponibles sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca.
9. Modifications
L’AMBM se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps. Toute modification entre en vigueur dès son adoption et peut être effectuée sans préavis.
