L'équipe de l'AMBM recrute un(e) coordonnateur(trice) et chargé(e) de liaison du Bureau du chef de la direction (B-CDD)

Travaillant sous la supervision du chef de la direction, le coordonnateur(trice) et chargé(e) de liaison fournit à celui- ci un soutien tactique dans la mise en œuvre des programmes et initiatives découlant du plan stratégique, ainsi que dans la gestion organisationnelle et administrative des affaires courantes. Il ou elle contribue à assurer une communication fluide avec les membres, les organismes du Groupe AMBM et les partenaires pour l’avancement de dossiers prioritaires.

La description détaillée du poste est disponible en ligne ici

Contexte

L’AMBM est la voix du leadership municipal bilingue au Manitoba. Politique et stratégique, l’organisation mise sur la valeur ajoutée du français dans la force du bilinguisme pour favoriser le développement, la vitalité et la pérennité de ses membres et de leurs collectivités.

Elle compte à ce jour 15 municipalités dont 14 sont localisées en milieu rural. L’AMBM est également à la tête d’une structure unique à l’échelle canadienne : le Groupe AMBM. Véritable consortium voué au développement et à la croissance des municipalités bilingues du Manitoba, le Groupe AMBM regroupe sous son égide trois organismes aux vocations complémentaires : l’AMBM, le Conseil de développement économique des municipalités bilingues du Manitoba (CDEM) et Éco-Ouest Canada (ÉOC).

Par le biais de son plan stratégique 2020-2025, la gouvernance de l’AMBM a mandaté l’organisme : (a) d’affirmer un leadership et un positionnement stratégiques pour les membres, (b) de consolider le Groupe AMBM, (c) de participer activement à la vitalité, à la prospérité et au développement de la francophonie et (d) d’assurer une performance organisationnelle efficace et efficiente.

Objectif principal

Pour mettre en œuvre son plan stratégique et mener les différents programmes et initiatives qui en découlent, l’AMBM compte sur les services de son chef de la direction et de consultants chevronnés oeuvrant à ses côtés. Avec l’expansion que connaît présentement l’organisme, l’ajout d’une nouvelle ressource s’impose.

Travaillant sous la supervision du chef de la direction, le coordonnateur(trice) et chargé(e) de liaison fournit à celui- ci un soutien tactique dans la mise en œuvre des programmes et initiatives découlant du plan stratégique, ainsi que dans la gestion organisationnelle et administrative des affaires courantes. Il ou elle contribue à assurer une communication fluide avec les membres, les organismes du Groupe AMBM et les partenaires pour l’avancement de dossiers prioritaires.

Responsabilités clés

Appui organisationnel et administratif

  • Gérer la correspondance officielle (entrante et sortante) du chef de la direction ; prendre en charge les mesures nécessaires afin de répondre ou de rediriger les demandes lorsqu’approprié ; assurer le contrôle de la qualité de la correspondance et des documents sortants.
  • Fournir un appui au chef de la direction pour les horaires, la préparation de rencontres, les arrangements de voyage et d’autres tâches administratives.
  • Consigner et tenir à jour des informations dans la base de données (et autres registres), portant sur les membres, les programmes et les initiatives de l’organisation.
  • Fournir un appui technologique au chef de la direction, ainsi qu’aux membres du conseil d’administration (CA) et du conseil de direction (CD) pour accéder aux différentes plateformes technologiques de l’AMBM.
  • Appuyer le chef de la direction dans la rédaction de rapports, y inclus ceux destinés aux bailleurs de fonds.
  • Mettre à jour et conserver les registres officiels de l’organisation et les documents dans les archives centrales de l’organisation (procès-verbaux, états financiers vérifiés, rapports annuels, ententes de financement, rapports aux bailleurs de fonds, contrats de consultants, etc.)
  • Assurer l’exactitude de toute la documentation produite et gérée par l’organisation.
  • Coordonner et traiter les demandes de remboursement de dépenses, les demandes de voyages et les factures.

Gouvernance, réunions et événements

  • Organiser les rencontres statutaires du CA et du CD.
  • Préparer l’ordre du jour avec le chef de la direction et assurer la distribution des documents en avance pour les réunions du CA ou du CD et rédiger les procès-verbaux et/ou compte rendus.
  • Planifier et coordonner les rencontres de l’équipe de leadership du Groupe AMBM (AMBM, CDEM et ÉOC).
  • Contribuer activement à la planification et à l’organisation de l’Assemblée générale annuelle du Groupe AMBM (AMBM, CDEM, ÉOC) : préparer le programme avec le chef de la direction, coordonner la préparation des documents et autres ressources en lien avec le programme et rédiger les procès-verbaux.
  • Effectuer certains travaux d’analyse et de recherche et préparer les documents pour le chef de la direction en amont de sa participation à certaines réunions.

Programmes et initiatives

  • Agir comme point de contact principal pour les membres, les membres du CA et du CD et les partenaires pour les questions administratives ou de logistique, ainsi que pour fournir des informations d’ordre général par rapport aux programmes et initiatives de l’organisme.
  • Appuyer le chef de la direction dans la mise en place d’initiatives visant à multiplier les synergies et les complémentarités entre les parties prenantes du Groupe AMBM, au bénéfice des municipalités membres.
  • Contribuer au déploiement de stratégies et de tactiques visant à soutenir l’avancement des dossiers prioritaires des municipalités membres et à accroître leurs capacités à offrir des services en français aux citoyens.

Connaissances et expérience

  • Un diplôme ou un certificat collégial en administration de bureau ou l’équivalent, et au moins cinq ans d’expérience dans un rôle administratif, dont au moins 2 ans en appui à un cadre supérieur. Un diplôme universitaire sera considéré comme un atout.
  • D’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, ainsi que pour les communications écrites et orales, y inclus de solides capacités de rédaction.
  • De solides capacités d’organisation, une grande capacité d’adaptation, pouvoir établir les priorités et gérer plusieurs tâches dans un contexte de travail d’équipe hautement productif et dynamique.
  • Une excellente capacité de penser de façon critique dans un contexte politique et une expérience de travail avec un conseil d’administration.
  • Être capable de travailler de façon indépendante, de prendre des initiatives et d’utiliser son jugement.
  • Faire preuve de discrétion et de professionnalisme et maintenir un niveau approprié de confidentialité dans la gestion de situations délicates.
  • Une bonne capacité en matière de technologies de l’information et des communications, ainsi qu’une expérience avec les logiciels de la suite Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel, Powerpoint).
  • La compréhension de la francophonie manitobaine et des enjeux entourant les langues officielles du Canada.
  • Une compréhension des fonctions gouvernementales au Canada, ainsi qu’une compréhension des intérêts des gouvernements municipaux serait un atout.

Exigences linguistiques

  • La maîtrise des deux langues officielles du Canada, à l’écrit et à l’oral, est requise pour ce poste.

Autres exigences

  • Des déplacements au Manitoba (Winnipeg et en région rurale) sont à prévoir assez régulièrement pour la mise en œuvre des différents programmes et initiatives de l’AMBM. La possession d’un permis de conduire valide et d’une automobile est nécessaire.

Contact

Pour poser votre candidature, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à M. Justin Johnson, chef de la direction, avant le jeudi 24 septembre 2020 à l’adresse suivante : [email protected].

L’AMBM est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous sommes ouverts à la diversité en milieu de travail et encourageons toute personne à soumettre sa candidature, y compris les membres des peuples autochtones et des minorités visibles, ainsi que les personnes handicapées.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature pour leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront retenus(es) pour une entrevue.

La description détaillé du poste est disponible en ligne ici